La formation : Comment, quoi, pourquoi

Michele Hoy

Vous venez d’acheter un tout nouveau logiciel, et maintenant ? Ou peut-être avez-vous acheté ce logiciel il y a cinq ans, et vous n’avez toujours aucune idée de ce que vous faites, mais vous êtes enfin prêt à l’utiliser réellement. Cela vous semble familier ?

Il y a de fortes chances que l’entreprise à laquelle vous avez acheté le logiciel ait prévu un plan de formation et des options, mais lesquelles choisir ? La plupart des entreprises choisissent en fonction du budget, mais ce n’est pas toujours la meilleure solution. Toutes les méthodes de formation ne conviennent pas à tout le monde. Les styles d’apprentissages, les expériences passées, la gestion du temps, la charge de travail, etc. peuvent déterminer ce qui fonctionnera le mieux.

 

Examinons les méthodes de formation les plus courantes :

La formation en ligne

Après l’année écoulée, je pense que tout le monde s’en est remis, mais honnêtement, c’est probablement l’outil le plus précieux qui a permis à nos entreprises de progresser. C’est un excellent moyen d’intégrer de petites sessions dans votre journée de travail. C’est un gain de temps et cela vous permet d’accéder à des personnes que vous n’auriez pas pu rencontrer habituellement.

Ce dont il faut se méfier : Il est facile d’annuler des sessions. « La semaine prochaine, je suis trop occupé cette semaine ». Deviner quoi ? Vous allez être occupé la semaine prochaine aussi. Ne vous laissez pas prendre au piège ; prenez le temps de le faire. Par ailleurs, certaines entreprises vous facturent les sessions annulées.

Formation sur place

La formation sur site dans un atelier est ma façon préférée de travailler avec un client. Cela permet au formateur d’être totalement exposé au fonctionnement de l’atelier ; en voyant physiquement comment ils travaillent, vous pouvez identifier les problèmes et offrir des suggestions précieuses. La communication en ligne peut être difficile ; de cette façon, vous êtes face à face et vous pouvez éliminer les erreurs d’interprétation.

Ce dont il faut se méfier : Vous devez réserver du temps pour que votre personnel puisse apprendre. Veillez à ce que chacun sache qui est en formation et pour combien de temps, afin de les interrompre le moins possible.

Apprentissage autodirigé

Il s’agit de la méthode la plus rentable, du moins sur le papier. Il existe des tonnes d’outils d’apprentissage gratuits en ligne, mais je trouve que c’est la méthode la plus difficile si c’est la seule que vous utilisez. Elle est idéale pour une remise à niveau ou si vous souhaitez approfondir vos connaissances dans un domaine particulier. Avec cette méthode, vous devez connaître votre style d’apprentissage.

Ce dont il faut se méfier : Sans direction, ou sans un plan de formation solide, cette méthode a tendance à dérailler, laissant l’utilisateur frustré, ce qui coûte du temps et de l’argent. Des heures peuvent être perdues pour essayer de comprendre quelque chose, alors qu’il suffirait d’une simple question et d’une réponse à un formateur.

 

Le plan d’entraînement parfait de Michele

Dans un monde parfait, je pense que le meilleur plan d’entraînement est un mélange de méthodes, avec une petite touche.

Cette dernière consiste à intégrer ce que j’appelle le travail de projet : travailler avec un professionnel pour créer votre logiciel, en fonction de vos besoins. Je ne peux pas vous enseigner mes plus de 12 ans d’expérience en une semaine. Un professionnel est plus rapide et n’a pas les interruptions que vous avez. Il a également l’avantage d’avoir vu des centaines de configurations différentes et sera en mesure de prévoir les problèmes et de faire des suggestions.

Le fait que quelqu’un fasse le gros du travail pour vous signifie que lorsque vous commencez à apprendre le logiciel, il ressemble à votre entreprise, avec votre langage. La réalité est que notre secteur est en plein essor et que nous manquons de personnel. Avez-vous le temps de demander à l’un de vos employés de s’éloigner des tâches quotidiennes pour configurer et apprendre le logiciel ?

Bien que chaque client et chaque logiciel ait des besoins spécifiques, voici ce qui me semble être la formule magique :

  1. Travail de projet : Demandez à un professionnel de réaliser l’essentiel du travail pour vous. Discutez avec lui de ce à quoi cela pourrait ressembler. Il sera plus rapide, ce qui peut accélérer le calendrier.
  2. 3 à 5 jours de formation sur place : Parfois, cela est utile avant que votre formateur ne commence le travail sur le projet. Et parfois, il s’agit de deux personnes différentes.
  3. Sessions de suivi en ligne : La formation sur site peut être comme boire dans un tuyau d’incendie. C’est épuisant et il est impossible de retenir toutes les informations. Il est indispensable de prévoir des sessions de suivi. Même s’il ne s’agit que d’un entretien de 30 minutes.
  4. Répétez la formation un an plus tard : vous allez prendre des habitudes. « C’est comme ça que j’ai toujours fait, » c’est la mort de votre croissance. Revoir la formation peut être une excellente remise à niveau ou un excellent moyen de développer les compétences actuelles. Vous avez eu une année de pratique ; vous êtes prêt à passer au niveau supérieur.

Fait amusant : il existe des programmes gouvernementaux conçus pour aider les entreprises manufacturières à former davantage leurs employés. Renseignez-vous auprès des organismes gouvernementaux de votre région pour savoir ce qui est disponible.

Conseils :

  • Jouez le jeu à long terme. Commencez par les bases et développez vos connaissances au fur et à mesure. Les experts n’ont pas été créés en une séance de formation de deux heures.
  • Trouvez un formateur dédié, établissez une relation avec lui, il apprendra à connaître votre entreprise. Si ce n’est pas possible, demandez-lui de prendre de bonnes notes qu’il laissera au formateur suivant. En outre, vous apprendrez des choses différentes de différentes personnes.
  • Conservez un carnet de questions/idées contenant uniquement des informations relatives aux logiciels. Vous y aurez facilement accès lorsque vous aurez un formateur au téléphone après une journée chargée et que vous aurez oublié ce que vous vouliez revoir.
  • S’agit-il de la bonne personne pour participer à la formation ? Quelle est la position de cette personne dans l’entreprise, et cela répond-il aux attentes de sa position ? 

Vous avez investi de l’argent dans votre logiciel, alors investir dans la formation est l’étape suivante pour en maximiser le potentiel.

Michele Hoy est la propriétaire-exploitante de Clear Build Solutions.

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