Normaliser vos processus

Cameron Glegg

Le problème :

En tant que directeur d’une petite entreprise de menuiserie, j’entends beaucoup de frustration de la part de nos employés concernant les processus fondamentaux sur des sujets tels que :

  • Le ponçage
  • Finition
  • Bandes de chant
  • Les temps morts
  • Procédures hors du bureau
  • Et plus encore

Ces tâches étaient effectuées en permanence avec des résultats variables. Cela affectait la qualité globale de notre produit, le moral de notre personnel et notre marque.

Notre compagnie, Stirling Woodworks ltd, est une entreprise familiale de menuiserie personnalisée située à Maple Ridge, en Colombie-Britannique. Nous offrons une variété de services, de la conception et de la fabrication à l’installation et au contrôle de la qualité. Nous avons fabriqué des menuiseries architecturales primées pour des projets résidentiels, commerciaux et institutionnels, notamment des prix d’or aux cérémonies de remise de prix de l’AWMAC de 2015, 2017 et 2019.

C’était particulièrement frustrant pour nos nouveaux employés, car il n’y avait pas une seule vérité à laquelle ils pouvaient s’adresser pour obtenir des réponses. Ils devaient donc soit poser des questions à leurs supérieurs, soit créer des problèmes qui devaient être résolus à un stade ultérieur de la production.

Nous avons également perçu la valeur des connaissances que nos employés créaient. Chaque fois que nous utilisions un nouveau produit ou une nouvelle spécification, ils tiraient des enseignements précieux dont nos organisations bénéficiaient. Nous ne capturions pas efficacement ces leçons. Soit nous les oubliions, soit elles quittaient notre organisation lorsqu’un employé partait pour un nouveau poste.

Il était clair que nous devions développer un espace pour communiquer les normes et procédures de l’entreprise et conserver les leçons apprises par nos employés.

 

Le processus :

Nous avons donc commencé par repérer les fruits les plus faciles à cueillir pour la normalisation. Pour nous, il s’agissait du ponçage. Un processus qui fait tellement partie intégrante de ce que nous faisons qu’il est souvent négligé. Nous savions quel résultat nous voulions : une surface parfaitement lisse prête à être recouverte d’un revêtement transparent. Simple, non ? Non, pas du tout !

  • Qu’en est-il des bords ? Comment doivent-ils être traités ?
  • Comment préparer l’apprêt ?
  • Qu’en est-il du ponçage après l’application de l’apprêt ?
  • Quel est le premier grain que je dois utiliser ?
  • J’ai brûlé le placage, que faire maintenant ?

La liste des questions est longue.

Point B
Point A

Nous avons donc expliqué comment passer du point A (une pièce découpée à poncer) au point B (une pièce poncée à pulvériser) pour tous les supports que nous utilisons dans notre atelier. Cela inclut: 

  • MDF brut
  • MDF apprêté
  • Placage
  • Surface solide

Ensuite, nous avons créé un document PEN (procédures d’exploitation normalisées) décrivant les étapes exactes pour produire la qualité que nous voulons pour chacun de ces substrats. Cela nous a permis de décrire comment créer le produit que nous voulons et comment réduire les déchets simultanément.

Ces documents sont « vivants », ce qui signifie qu’ils doivent être revus et mis à jour à mesure que de nouvelles informations sont appliquées.

 

Les solutions :

Maintenant que nous avions créé ces documents, nous devions trouver la meilleure façon de transmettre l’information à notre personnel. Nous avions une liste de contrôle pour notre processus de sélection. La plate-forme devait être flexible, personnalisable, interrogeable, facile à utiliser et, surtout, peu coûteuse.

Option 1 — Le papier

De nombreuses entreprises ont des classeurs entiers consacrés à cette question — classeurs pour les procédures opérationnelles standard, classeurs pour les avantages sociaux, classeurs pour les responsabilités, etc. Cette documentation est précieuse, et la mettre à la disposition de votre personnel est un bon début !

Cependant, nous vivons aujourd’hui à l’ère du numérique. Ces documents sont destinés à être une entité vivante et doivent être mis à jour fréquemment. Nous n’étions pas prêts à assumer les frais généraux liés à l’impression et à la mise à jour constantes de ces documents. De plus, le papier est par nature moins accessible et ne permet pas les recherches. Nous savions que nous avions besoin d’une plateforme numérique.

Option 2 — Logiciels

Il existe de nombreuses entreprises qui vous vendront un « intranet » pour ce type d’utilisation. Sharepoint est probablement le plus courant. C’est une option solide, surtout si vous utilisez déjà d’autres produits Windows.

Mais cela n’offrait pas à notre organisation la flexibilité que nous souhaitions dans une solution. Nous voulions quelque chose de source ouverte, qui nous permettrait de créer la solution exacte que nous voulions pour notre organisation. De plus, cette solution ne répondait pas aux critères de « faible coût », puisque les prix commencent à environ 7 dollars par utilisateur et par mois.

Option 3 — Docusaurus

Docusaurus est une plateforme de création de sites Web statiques créée par Facebook pour héberger la documentation technique des entreprises de technologie de source ouverte. La liste des entreprises qui utilisent cet outil est infinie.

Cette option était parfaite pour nous. Bien que les frais généraux techniques soient plus importants que nous ne le souhaitions, elle nous offrait tout ce que nous recherchions dans une plateforme. Nous savions également qu’au fur et à mesure de notre apprentissage de l’outil, nous pourrions transmettre efficacement nos connaissances à l’aide de la documentation.

Nous avons utilisé Render pour héberger le site ; ils permettent l’hébergement gratuit de sites statiques, et toutes les mises à jour que nous poussons vers notre branche principale dans Github sont téléchargées automatiquement. Merci, les webhooks ! 

Notre coût annuel total pour le site est de 0 $. Il est 100 % gratuit.

 

Les résultats :

La zone de ponçage a maintenant une représentation physique du produit fini. Il y a une brève description du processus et un code QR qui envoie l’utilisateur directement à notre documentation approfondie sur le ponçage.

Nous ne faisons que commencer notre voyage pour #NormaliserTout, mais tout le monde dans l’organisation peut déjà en voir la valeur. Nos produits sont meilleurs, nous générons moins de déchets, et notre personnel est convaincu qu’il développe la valeur souhaitée.

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